بررسی حقوق و دستمزد در حسابداری و اهمیت آن برای سازمان

هزینه دستمزد و حقوق نشان دهنده سهم نیروی کار در تولید محصولات یا ارائه خدمات است و یکی از مهم ترین هزینه های عملیاتی برای اکثر واحدهای اقتصادی است و فرآیندی است که کارفرمایان در ازای آن به کارکنان برای کاری که انجام داده اند پرداخت می کنند. این فرآیند در هر کسب و کاری لازم است. حسابدار با ارائه گزارش های مالی و با تحلیل و بررسی شرایط اقتصادی در هر کسب و کار، اطلاعات لازم را در اختیار کلیه مدیران و ذینفعان اقتصادی قرار می دهد. در واقع حسابدار رابط همه بخش ها، مشاغل، فعالیت ها و افرادی است که زبان مشترک آنها حسابداری است. در ادامه همراه ما باشید.

سیستم حقوق و دستمزد

سیستم حقوق و دستمزد مجموعه ای از فرآیندهاست که داده های مربوط به سهم نیروی کار در تولید محصول یا ارائه خدمات در یک شرکت یا سازمان را با دانش و دانش حسابداری جمع آوری و به اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می کند.

وظایف اصلی بخش حقوق و دستمزد

1. جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت حقوقی کارکنان
2. جمع آوری اطلاعات در مورد عملکرد کارکنان. از جمله ساعات کار منظم، اضافه کاری، ساعات کار، وظایف و غیبت.
3. محاسبه حقوق و دستمزد برای هر نفر به تفکیک با توجه به محل خدمت و مرکز هزینه
4. توزیع هزینه های حقوق و دستمزد بر اساس استانداردها و قوانین قابل اجرا
5. اطلاعات حسابداری کارکنان شامل ساعات کاری و اعداد ناخالص و خالص پرداختنی را ذخیره کنید
6. گزارش حقوق و دستمزد برای هر فرد به طور جداگانه تهیه کنید
7.- استخراج بسیاری از گزارشات مربوط به میزان بهره وری و کارایی کارکنان با شاخص های سنتی یا خاص سازمانی.
8. استخراج گزارش های خارجی از جمله گزارش های حسابرسی، مالیاتی و تامین اجتماعی
9. ذخیره اطلاعات سالانه برای کارکنان و بایگانی اطلاعات به صورت الکترونیکی

وظایف حسابداران در خصوص بهای تمام شده حقوق و دستمزد از مهمترین وظایف آنهاست. محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت صحیح و به موقع آن یکی از عوامل موثر در ایجاد ارتباط مثبت بین کارکنان و کارفرمایان است. همچنین در صورتی که مستندات سیستم حقوق و دستمزد به درستی و قابل درک باشد، منجر به ایجاد ارتباط سالم بین مدیریت بازرگانی، کارکنان و مراجع قانونی مانند واحدهای کارگری، بیمه و دارایی می شود به طور صحیح اگر به درستی انجام نشود، می تواند برای صاحبان مشاغل فشار وارد کند، به عنوان مثال، عدم آگاهی از پیچ و خم های مالیاتی، عدم پرداخت به موقع مالیات و بیمه، یا اشتباه در ... محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و همچنین محاسبه بیمه و مالیات می تواند جرایم سنگینی را بر کارفرما تحمیل کند.

برای جلوگیری از این مشکلات، هر کسب و کار کوچک، متوسط و بزرگ باید از سیستم حقوق و دستمزد مناسب استفاده کند. حقوق و دستمزد یک مسئولیت مالی مهم شرکت شما است و باید کاملاً مطابق با مقررات و قوانین مربوطه پرداخت شود. بنابراین، کارفرمایان و صاحبان مشاغل باید روش صحیح و مناسب ترین روش محاسبه را برای پرداخت حقوق، مالیات و بیمه کارکنان با توجه به شغل خود انتخاب کنند.

ویژگی های مهم برنامه حقوق و دستمزد

ثبت اطلاعات و سوابق کارکنان

در گذشته از دفاتر بایگانی برای ثبت اطلاعات کارمندان استفاده می شد، اما امروزه با تکنولوژی و وجود نرم افزارهای مختلف، تمامی این وظایف به صورت سیستماتیک انجام می شود تا اسناد به راحتی ثبت و نگهداری و در دسترس باشد و همچنین از آن جلوگیری شود. اسناد آرشیوی از حجیم بودن.

محاسبات دقیق و استاندارد

یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب هر آنچه را که برای محاسبه حقوق کارمندان نیاز دارید در اختیار شما قرار می دهد و دقت و سرعت محاسبات را افزایش می دهد. نرم افزار حقوق و دستمزد نقش مهمی در محاسبه حقوق افراد در یک سازمان دارد.

کاربری آسان

نرم افزار حقوق و دستمزد باعث کاهش خطاها و صرفه جویی در زمان و همچنین محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان می شود. این نرم افزار حقوق و دستمزد مبتنی بر اکسل با استفاده آسان به مشاغل کمک می کند تا فرآیندهای حقوق و دستمزد را در همه جا ساده کنند.

نحوه انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب:

انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد که مناسب کسب و کار شما باشد برای کارایی کسب و کار شما ضروری و مهم است. هنگام تصمیم گیری باید چندین فاکتور را در نظر گرفت. در اینجا چند عامل مهم در انتخاب و تصمیم شما نقش دارند:

بودجه :

ابتدا اندازه کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و تعیین کنید که چقدر مایلید برای سیستم حقوق و دستمزد هزینه کنید. با این حال، حتی اگر یک کسب و کار کوچک دارید و می خواهید برای نرم افزار حقوق و دستمزد بودجه اختصاص دهید، به فکر حقوق باشید، اما همیشه به دنبال نرم افزارهای کم هزینه با عملکردهای اساسی حقوق و دستمزد برای سرمایه گذاری خواهید بود.

ویژگی های نرم افزار:

قابلیت های این برنامه به کاربر این امکان را می دهد که تمامی مراحل محاسبه حقوق و دستمزد را به سرعت و با دقت بالا و بدون خطا انجام دهد و گزارش های مختلفی از آن تهیه کند.نرم افزار حقوق و دستمزد کارمندان ما در اکسل با قابلیت های حرفه ای در محاسبات و گزارش های سفارشی نرم افزاری یک مرحله ای برای سرمایه گذاری کسب و کار شما خواهد بود.

امنیت اطلاعات و داده ها:

هنگام انتخاب سیستم حقوق و دستمزد یکی از مهمترین موارد امنیت سیستم است. داشتن نرم افزار محافظت شده با کاربر مجبور به وارد کردن رمز عبور شخصی، شرکت شما را در برابر دستکاری اطلاعات و نقض احتمالی داده ها محافظت می کند.

محاسبات صحیح و استاندارد طبق مصوبات و مقررات:

یکی از نکات مهم در انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد و حقوق و دستمزد برای هر کسب و کاری نحوه محاسبه و رعایت استانداردهای اولیه و قانونی در این سیستم حقوق و دستمزد است و کاربر با وارد کردن اطلاعات تغییر ماهانه می تواند در زمان اندکی متوجه شود که حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس اصول و استانداردها محاسبه می شود، کلیه عملیات مربوطه در نرم افزار حقوق و دستمزد کارکنان در داخل اکسل قابل مشاهده و موجود است و با وارد کردن اطلاعات مربوط به کار روزانه، کسورات، اضافه کاری و متغیرهای ماهانه می توانید به راحتی از آن استفاده کنید. ببینید در اسرع وقت تمامی محاسبات به صورت خودکار محاسبه می شود و برای گزارش گیری حرفه ای در اختیار شما قرار می گیرد.

گزارش و بایگانی داده ها در مورد کارکنان:

در نهایت، شما می‌خواهید یک سیستم حقوق و دستمزد داشته باشید که به شما امکان می‌دهد گزارش‌ها و اطلاعات کارکنان را برای سال‌های متوالی ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشید و هر زمان که نیاز بود از آنها گزارش تهیه کنید. حقوق و دستمزد کارکنان در اکسل با سهولت استفاده، می توانید داده های کارمندان خود را تا زمانی که از این سیستم استفاده می کنید ذخیره نمایید و هر زمان که نیاز داشتید گزارش های مختلفی تهیه کنید.

فعالیت های قبل از حقوق

تعریف خط مشی شرکت: در مرحله اول تعیین خط مشی شرکت شامل سیاست پرداخت، سیاست مرخصی و مزایا و خط مشی حضور و غیاب بسیار مهم است.اطمینان حاصل کنید که این سیاست ها به درستی تعریف شده و توسط مدیریت شرکت شما امضا شده است تا پردازش استاندارد حقوق و دستمزد به درستی ایجاد شود.

جمع آوری داده های ورودی: تعامل با بخش های مختلف شرکت و جمع آوری اطلاعات حقوق و دستمزد معمولاً بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند حقوق و دستمزد است. افرادی که این کار را انجام می دهند نیز می توانند اطلاعات مهمی مانند بررسی حقوق و دستمزد میانسال و اطلاعات حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهند.جمع‌آوری این داده‌ها می‌تواند طاقت‌فرسا باشد، اما سیستم‌های حقوق و دستمزد دارای ویژگی‌هایی مانند مدیریت زمان و پورتال‌های سلف‌سرویس کارکنان برای آسان‌تر کردن فرآیند هستند.

اعتبارسنجی داده های ورودی: گام بعدی در این فرآیند اعتبارسنجی داده های ورودی و تأیید انطباق آن با خط مشی شرکت است. در این مرحله، باید بررسی کنید که هیچ کارمند فعالی از مزایا محروم نشده است و هیچ کارمند غیرفعال نمی تواند مزایای اضافی دریافت کند.

فرآیند حقوق و دستمزد: در این مرحله از فرآیند حقوق و دستمزد، داده های ورودی وارد سیستم می شود تا در واقع حقوق و دستمزد پردازش شود. این فرآیند منجر به پرداخت خالص حقوق پس از کسر کسورات لازم می شود.
پس از انجام این مرحله، بهتر است برای تطبیق مقادیر و بررسی های لازم برای کاهش خطا اقداماتی انجام شود.

روش پرداخت بعدی

انطباق قانونی: در زمان رسیدگی، کلیه کسورات قانونی مانند وام، مالیات و بیمه کارکنان از حقوق کسر می شود. سپس مدیر مبلغ حقوق را برای سازمان های دولتی ارسال می کند.
تکرار این فرآیند بسته به میزان کسر می تواند متفاوت باشد.بیشتر این مزایا را می توان از طریق فرم هایی که ارسال شده است تضمین کرد. گزارش ها پس از پرداخت تمام کسورات ارسال می شود.
حقوق و دستمزد: مهم است که هر سازمانی از تمام تراکنش های مالی خود برای فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد یادداشت کند. دستمزد یکی از مهم ترین بخش های هزینه های تجاری است که در دفاتر تجاری ثبت می شود.
مدیریت حقوق و دستمزد باید همیشه اطمینان حاصل کند که تمام اطلاعات حقوق و مزایا به طور دقیق در سیستم حسابداری شرکت یا (برنامه ریزی منابع شرکت) وارد شده است.
پرداخت: دستمزد را می توان به صورت نقد، چک یا حواله به حساب کارمند واریز کرد. به عنوان یک قاعده، کارفرمایان حقوق کارمند را مستقیماً به حساب کارمند واریز می کنند.
پس از پردازش حقوق و دستمزد، شرکت باید اطمینان حاصل کند که حساب بانکی دارای وجوه کافی برای پرداخت حقوق است.
مرحله بعدی دریافت فیش حقوقی از بانک به شرکت است. این برگه ها حاوی مشخصاتی مانند شناسه کارمند، شماره حساب بانکی و میزان حقوق است.
اگر از سیستم حقوق و دستمزد استفاده می کنید که دارای پورتال خدمات شخصی برای کارمندان است، صدور لیست حقوق و دستمزد آسان تر خواهد شد و کارمندان می توانند به راحتی وارد حساب کاربری و لیست حقوق و دستمزد خود شوند.
گزارش دهی: پس از تکمیل و پرداخت حقوق و دستمزد ماهانه، بخش مالی یا تیم مدیریت می تواند گزارش هزینه را برای کارکنان بخش خود درخواست کند. مدیر مالی باید داده ها را جمع آوری کرده و اطلاعات لازم را برای تدوین این گزارش ها ارائه کند.

6 دلیل برای اهمیت نظام دستمزد و حقوق

حقوق جزء لاینفک سیستم شرکت است. این سیستم نه تنها مسئول محاسبه حقوق کارکنان است، بلکه با اطمینان از رعایت قوانین مالیاتی از شرکت محافظت می کند. در زیر 6 دلیل برای اهمیت سیستم دستمزد و حقوق را فهرست می کنیم:

• روحیە کارکنان

بخش مهمی از راضی نگه داشتن کارکنان و حفظ روحیه آنها، پرداخت به موقع حقوق آنهاست. یک سیستم حقوق و دستمزد که حقوق کارکنان را به موقع و به طور مداوم پرداخت می کند، بدون شک تأثیر مثبتی بر روحیه کارکنان خواهد داشت. تاخیر در پرداخت دستمزد کارکنان را در مورد ثبات مالی شرکت زیر سوال می برد. این مشکل می تواند به طور کلی محیط شرکت را تحت تاثیر قرار دهد و در نتیجه باعث ایجاد نگرش منفی در کارکنان و ایجاد کار کمتر و در نتیجه کاهش عملکرد مثبت کارکنان شود.نیروی کار یک شرکت در واقع قلب آن شرکت است و پرداخت به موقع وسیله ای است که باعث تپش قلب می شود.

• جبران خسارت

سیستم حقوق و دستمزد نیز فراتر از پرداخت حقوق کارکنان عمل می کند. غرامت کارمند ممکن است شامل پاداش و اضافه کاری باشد که بر اساس حقوق محاسبه می شود. پاداش ها و افزایش های مربوط به عملکرد از طریق سیستم حقوق و دستمزد مدیریت می شود.

• اعتبار شرکت

یک شرکت علاوه بر تعهد مالی به کارکنان خود، باید به کارکنان اطمینان دهد که دستمزد و حقوق آنها مطابق با قوانین مالیاتی و استخدامی کشور است. رعایت مقررات قانونی و تسویه تعهدات مالیاتی باعث ثبات شرکت می شود. این افزایش اعتبار شرکت در نهایت استعدادهای برتر را جذب و حفظ خواهد کرد.

• گزارش به وزارتخانه های ذیصلاح

سیستم های حقوق و دستمزد به مشاغل کمک می کند تا قوانین مالیاتی و استخدامی را رعایت کنند. شرکت باید به صورت فصلی یا سالانه میزان بازپرداخت مالیات حقوق، پرداختی ها و وضعیت کارکنان خود را به وزارتخانه های ذیصلاح گزارش دهد. نیازهای شرکت شما اغلب به اندازه حقوق و نوع تجارت شما بستگی دارد.

• رعایت قوانین وزارت کار

پیروی از قوانین وزارت کار یکی دیگر از کارهایی است که می توانید برای اطمینان از داشتن کارکنان کارآمد و راضی و رعایت قوانین انجام دهید.

• پرداخت مالیات

به منظور رعایت قوانین مالیاتی، شرکت ها باید میزان مالیات و کسورات را از دستمزد کارکنان کسر و به موقع به سازمان مالیاتی پرداخت کنند. کارفرمایان اغلب به کارمندان مزایا پرداخت می کنند و بخشی از این مزایا ممکن است از درآمد ناخالص کارمند حاصل شود. همچنین سیستم حقوق و دستمزد شرکت باید پرداختی های تامین اجتماعی و بیمه سلامت را از دستمزد ناخالص کارمند کسر کند.در سیستم های حقوق و دستمزد، این سیستم به طور دقیق تمام کسورات را از حقوق کارمند کم می کند.

چگونه یک سیستم حقوق و دستمزد در اکسل ایجاد کنیم؟

ایجاد یک ماشین حساب دستی حقوق می تواند خسته کننده باشد، اما مایکروسافت یک الگوی ماشین حساب دستمزد رایگان برای کامپیوترهای اکسل و ویندوز و مک ارائه می دهد. همچنین می توانید از سیستم حقوق و دستمزد کاوان برای ایجاد خودکار این حقوق و تسهیل این فرآیند استفاده کنید.
اخرین کلام
با توجه به اینکه هزینه های حقوق و دستمزد در هر کسب و کاری متفاوت است، اما معمولاً بخش قابل توجهی از درآمد هر شرکت یا واحد تجاری به هزینه های حقوق و دستمزد و سایر هزینه ها اختصاص می یابد.فرآیند حقوق و دستمزد را می توان بسیار ساده و کاربردی دانست،اما به دلیل جزئیات ریز و کلیدی آن و همچنین وابستگی به قوانین و مقررات یکپارچه، نقش ویژه ای در سیستم مالی و حسابداری هر شرکت خواهد داشت.